Hoe je je beter concentreert
Taco Oosterkamp, dinsdag 13 januari 2009
plaats dit artikel op NUjij
Onderbrekingen tijdens je werk
Heb je ook het gevoel dat je geleefd wordt door vragen van anderen? Het is zo makkelijk om iemand even te helpen. En ook aardig. Maar als je aan de lopende band vragen krijgt is het lastig om nog toe te komen aan je eigen werk. Laat staan dat je toekomt aan het werken aan grotere taken en het stellen van prioriteiten. Even wat langer achter elkaar doorwerken lukt niet. En met al die onderbrekingen is het lastig om je nog te concentreren.
Hoe zou het zijn om wèl weer meer controle over je werktijd te hebben. Als je weer aandacht op kunt brengen voor het lezen van dat beleidsstuk, het maken van een projectplan of het schrijven van een artikel. En als je er weer aan toekomt om je actielijsten bij te werken en prioriteiten te stellen. Zou dat niet een stuk meer lucht geven?
Concentreren vandaag de dag is niet simpel
Misschien dat je collega's, medewerkers, klanten en leveranciers wel gewend zijn dat ze altijd bij je binnen mogen komen vallen. Dat is voor hen natuurlijk mooi makkelijk. Als jij altijd voor ze klaar staat zullen ze zich niet bedenken voordat ze een vraag bij je neerleggen. Maar met een beetje moeite hadden ze ook een andere oplossing kunnen vinden. En dan had jij gewoon door kunnen werken.
In veel bedrijven wordt er van je verwacht dat je snel reageert. Binnen een uur moet je elke e-mail die een collega je stuurt beantwoord hebben. Niet zo gek dat je dan voortdurend je mail aan het checken bent. En om je dan nog te kunnen concentreren op die saaie klus die je aan het doen was…
Kleine stapjes om weer baas te worden over je eigen tijd
Er zijn een aantal trucs om concentratie terug te winnen. Ze lossen waarschijnlijk niet je hele probleem op. Maar ze kunnen je hopelijk wèl helpen een eind in de richting te komen.
- Maak een stuffbakje aan. In een stuffbakje verzamel je alles waar je wat mee moet, maar waar je nog geen beslissing over wilt nemen. Dit kan bijvoorbeeld heel goed een brievenbakje zijn. Zet het bakje liefst niet in het zicht, maar wel in de buurt, bijvoorbeeld bij de deur. Of net buiten je kantoor. Als je je iest bedenkt wat je moet doen, schrijf je dat op en leg je dat in het stuffbakje. En vervolgens kun je weer verder met waar je mee bezig was.
Vraag je collega's om de vragen die ze op papier hebben in het stuffbakje doen. Ze hoeven je dan niet meer te onderbreken tijdens je werk. En jij kunt de vraag beantwoorden op het moment dat het jou beter uitkomt.
Kom je beloftes na om terug te komen op zaken.
Het stuffbakje werkt alleen als je ook echt terugkomt op de zaken die mensen daarin leggen. Je wilt natuurlijk niet weer gestoord worden door mensen die je willen herinneren aan de vraag die ze gesteld hadden. Verwerk dus dagelijks wat er in het bakje wordt gelegd.
- Stel spreekuren en vaste overlegmomenten in. Spreek met je collega's af dat je op vaste tijden bereikbaar bent voor vragen. Op dat moment kun je er helemaal voor ze zijn. En buiten die tijden kun je voor jezelf geconcentreerd werken. Tenzij er echt een noodgeval is natuurlijk.
- Wissel het aannemen van de telefoon af met je collega, als de telefoon de grootste verstorende factor is. Heb je een collega die hetzelfde werk doet, dan kan het een idee zijn om afwisselend de telefoon aan te nemen. Eerst jij een uur, dan zij een uur bijvoorbeeld.
- Creëer een buffer, bijvoorbeeld door een telefoniste in te zetten. Als het even kan, laat iemand anders je telefoon aannemen. Die kan dan al een scheiding maken tussen zaken die wel en niet bij jou terecht moeten komen.
- Zet e-mail pop-ups en geluiden uit. Die kunnen je enorm afleiden tijdens je werk. Gebruik de telefoon voor de echt urgente zaken. En check je mail vervolgens niet vaker dan drie of vier keer per dag.
- Spreekt iemand je aan, begin het gesprek dan met 'wat kan ik voor je doen?' en niet met 'hoe is het met je?'. Je komt dan meteen ter zake en je biedt zo min mogelijk ruimte voor 'social talk'. Dat kan later wel weer.
- Maak gebruik van een kookwekker om jezelf geconcentreerd te houden. Ik doe dat bijvoorbeeld als ik mijn e-mail ga verwerken. Ik zet de wekker dan op een kwartier. En vervolgens blijf ik mail verwerken tot de wekker gaat. De tijdsdruk helpt me om me op die ene taak te concentreren. Op de één of andere manier gaat dat veel sneller.
Wil jij je ook beter kunnen concentreren? Check dan eens waar jij kunt beginnen om dat voor jezelf wat eenvoudiger te maken.
De meereffect training: meer werkplezier door slimmer te werken
Heb je te veel werk, te veel e-mail en voelt dat onrustig? Het is echt mogelijk om meer te doen met minder tijd — en minder stress. In onze ééndaagse meereffect training leer je het Getting Things Done systeem: waarom het werkt, maar vooral hoe het werkt. En je begint er ook vast mee te werken. Omdat het veranderen van ingesleten patronen vaak niet in één dag gaat, krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.
Concrete voorbeelden. Duidelijke handvaten voor de toepassing in eigen werkomgeving.
Juro Wiggers, AKN
Heerlijk doordacht. Natuurlijk het GTD systeem maar ook de cursus en de presentatie.
Richard Wolfe, Robert Wolfe Seminars
— 2 februari 2009: meereffect training — Sheraton Amsterdam Airport Hotel & Conference Center
— 10 februari 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 24 februari 2009: meereffect training — Biderberg Grand Hotel Wientjes Zwolle
— 24 maart 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
Outlook op krachtstroom: Supersnel je inbox leeg (en krijg het boek gratis)
Voor iedereen die Microsoft Outlook gebruikt om z'n e-mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. En het nieuwste boek van Taco, 'Elke dag je hoofd en inbox leeg', krijg je gratis bij deze sessie.
Logisch, haalbaar en dan toch zo waardevol.
Ellen Ezendam-Boerebach, Tergooiziekenhuizen
Leuke training. Ik ga hier zeker mee aan de slag.
Carol Teunissen, Syntens
— 20 januari 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Meeting Plaza Utrecht
— 3 maart 2009: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht
— 31 maart 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht
Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Getting Things Done & Apple
Je werkt met een Apple computer en wilt dat graag zo slim en effectief mogelijk doen. En je werkt, of wilt gaan werken, met het Getting Things Done systeem van David Allen. Bovendien heb je geen zin of tijd om zelf alle ins en outs uit te zoeken. Met onze Apple en Getting Things Done avondsessie leer je in één avond meer dan in een week zelf zoeken!
— 12 februari 2009: Apple avondsessie — Meeting Plaza Utrecht
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."